Onderhoud van openbare verlichting en dynamische verkeers-management systemen

De opdracht

Sinds 1 oktober 2021 vervangt Vialis, in opdracht van Rijkswaterstaat, diverse technische systemen in het kader van de Raamovereenkomst voor Realisatie Openbare verlichting en Dynamische Verkeersmanagement Systemen (RODS). Dit project heeft als doel de doorstroming en veiligheid op de (vaar)wegen te verbeteren in de regio’s West-Nederland Noord, Noord-Nederland, en Oost-Nederland.

Waarom was baeken nodig?

Bij het project RODS vormt het beheer van een groot aantal projecten, waarbij er onderlinge relaties tussen de projecten bestaan, een aanzienlijke uitdaging. Het is van cruciaal belang om de planningen voor de verschillende Nadere Opdrachten (NO’s) binnen de raamovereenkomst efficiënt op te stellen, te bewaken en te rapporteren. Door de voortgang nauwlettend te monitoren, vroegtijdig verstoringen te signaleren en hierover te rapporteren, draagt BAEKEN bij aan een verbeterde planningsstructuur en projectbeheersing.

Transitie van Microsoft Projects naar Oracle Primavera Cloud (OPC)

Voorheen werkte project RODS met Microsoft Projects om de planningen op te stellen en te beheren. Gezien de omvang van het project, zagen wij bij BAEKEN een kans voor verbetering in planningsmanagement door over te stappen naar de planningssoftware Oracle Primavera Cloud (OPC). OPC biedt meer functionaliteit in het opstellen van planningen en stelt ons in staat om een portfolioplanning bij te houden met behulp van de Program functie. Hierdoor kunnen we alle projecten in één overzicht weergeven op een abstracter niveau en het overzicht op meerdere manieren filteren om verschillende inzichten te verkrijgen om de interfaces goed te bewaken. Zo benutten wij de kracht van OPC.
Geoptimaliseerd Planningssjabloon

Bij de aanvang van het project was er reeds een degelijk planningssjabloon beschikbaar. Ik heb dit sjabloon grondig geëvalueerd en vergeleken met de specifieke eisen en behoeften van het project, waarna ik het heb aangepast en verbeterd. Tevens heeft de overstap naar nieuwe planningssoftware geleid tot de noodzaak voor een nieuw sjabloon. Dit sjabloon draagt bij aan een efficiëntere planning, doordat het bij het opstellen van een planning de juiste WBS-structuur en de standaardactiviteiten voor elk project bevat.
Voortgang bewaken & rapporteren

Elke vier weken wordt de voortgang van de planning gerapporteerd. Naast een update van de planning wordt ook inzicht gegeven in de huidige koers ten opzichte van de contractmijlpalen. Hiervoor heb ik een Excel-bestand ingericht om per voortgangsperiode het verschil tussen de geplande contractmijlpalen en de contractueel afgesproken mijlpalen bij te houden. Dit biedt projectleiders duidelijkheid over de huidige status en trends van het project voor interne beheersing.